A busca por maior agilidade, segurança, controle e redução de custos dentro das empresas passa pela implementação de plataformas tecnológicas e parceria com consultorias e empresas especializas em gestão.
Um elemento que facilita o processo é Assinatura Digital e a Gestão de Terceiros é um processo de suma relevância que visa a mitigação de riscos nas relações comerciais com prestadores de serviços e auxilia as empresas no cumprimento do compliance.
Para se ter ideia, a Gestão de Terceiros é o processo de controlar os riscos de fornecedores através da gestão eletrônica de documentos. Ou seja, através de um fluxo em que os fornecedores precisam disponibilizar informações sobre os seus colaboradores e a gestão de terceiros analisa todos os documentos para verificar se as exigências legais e contratuais estão sendo realizadas.
Tecnologia como aliada
O grande desafio no quesito é o volume de volume de documentos e informações que precisam ser analisadas, sendo a tecnologia uma aliada nessa dinâmica, controlando a documentação de fornecedores para que no futuro não se tenha problemas com processos trabalhistas, acidentes, mortes, falência, entre ouros.
Segundo informações da empresa de formalização digital QualiSign, que tem em seu portfólio, a autoridade de registro de Certificado Digital vinculada à ICP-Brasil e de Carimbo de Tempo, homologada pelo Observatório Nacional e da Bernhoeft, atuante no segmento de Cálculos Judiciais, Gestão de Riscos com Terceiros, Contabilidade, Automação de Negócios e Consultoria Tributária, os documentos da Gestão de Terceiros podem ser assinados digitalmente, estão em SST, o PCMSO – Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional;PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos; PCMAT – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil; PPR – Programa de Proteção Respiratória;Laudos de insalubridade e periculosidade (LTCAT, LTIP); Análise Ergonômica de Trabalho – AET; Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras; entre outros.
Já quando o assunto é documentação Trabalhista, o rol conta com folha de pagamento para registros de férias e outros documentos; contrato de emprego e dados do colaborador; acordos de bônus; termos de serviço comerciais; certificação de treinamento; notificação de dispensa indefinida ou temporária; acordo de fim de contrato; cartões de ponto; entre outros.
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